Wie das Forschungskuratorium Textil e. V. eine gewachsene Verwaltungslandschaft aus Access-Datenbanken und Excel-Tools in eine zentrale, digitale Projektmanagement-App transformierte – mit KI-gestützter Programmierung und ohne vorherige Coding-Erfahrung.
Die bestehende Projektverwaltung basierte auf einer Kombination aus Access-Datenbank und ergänzenden Excel-Tools – mit spürbaren Reibungsverlusten.
Daten mussten regelmäßig manuell exportiert und in verschiedenen Dateien weiterverarbeitet werden – zeitaufwändig und fehleranfällig.
Nicht alle Informationen waren in den Standardexporten enthalten, was zu Mehrfachpflege und unterschiedlichen Datenständen führte.
Parallele Dateien mit abweichenden Datenständen führten bei Controlling und Berichtswesen immer wieder zu Unklarheiten.
Ausgangspunkt war eine Arbeitsumgebung mit verteilten Einzellösungen. Die Access-Datenbank bildete zwar die zentrale Datenquelle – in der täglichen Praxis wurde jedoch mit mehreren ergänzenden Datenbanken und Excel-Dateien gearbeitet.
Es entstanden Medienbrüche zwischen Datenerfassung, Verwaltung, Auswertung und operativer Bearbeitung.
Das Ziel:
Aus Einzeldatenbanken, Excel-Insellösungen und Medienbrüchen sollte ein durchgängiger Prozess werden – moderner, effizienter und auswertbar, ohne die vorhandene Datenbasis vollständig neu aufbauen zu müssen.
Die bisherigen Werkzeuge wurden funktional in einer Anwendung gebündelt – auf Basis der bestehenden Access-Datenbank. Klick auf einen Schritt für Details.
Die bestehende Datenbank wurde nicht verworfen, sondern als Grundlage weitergenutzt und mit einer HTML-basierten App verbunden. So blieb die vorhandene Datenbasis erhalten.
✓ Bestehende Daten vollständig übernommenDie vorhandene Datenbasis wurde in eine deutlich modernere, benutzerfreundlichere Oberfläche überführt. Die neue Anwendung übernimmt zentral Eingabe, Ausgabe, Verwaltung und Auswertung.
✓ Moderne Oberfläche für alle NutzerDie Plattform stellt Dashboards und Automatisierungen bereit, die zuvor nur verteilt oder gar nicht verfügbar waren – von Gesamtcontrolling bis Jahresberichte.
✓ Echtzeit-Überblick über alle ProjekteVon der Projekterfassung über Verwaltungsvorgänge und Controlling bis hin zu Berichten und Zahlungsprozessen (SEPA) erfolgt die Bearbeitung nun innerhalb eines zentralen Systems.
✓ End-to-End-Prozess ohne MedienbrücheDie gesamte Programmierung wurde mit Codex realisiert – ohne vorherige Coding-Erfahrung. Die Entwicklung erfolgte iterativ, praxisorientiert und mit „Learning on the fly“.
✓ Keine Programmierkenntnisse erforderlichDie App bündelt die Funktionen von fünf einzelnen Datenbanken und Excel-Dateien in einer Lösung – als zentraler Hub für das Projektmanagement.
Weniger Doppelpflege, kein manueller Abgleich – deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand.
Zentrale Sicht auf alle Projektdaten – jederzeit aktuell und verlässlich.
Einheitliche Datenbasis statt verteilter Einzelstände – konsistente Informationsgrundlage.
Die App ist als Plattform konzipiert – weitere Kernmodule befinden sich in Planung und Ausbau.
Eine gewachsene Verwaltungslandschaft wurde in eine zentrale, digitale Plattform transformiert.
Ein direkter Vergleich zeigt den Transformationseffekt.
| Aspekt | ✖ Vorher | ✓ Mit FKT App |
|---|---|---|
| Datenhaltung | Verteilt über 5+ Systeme | Ein zentraler Datenbestand |
| Datenexport | Manuell & regelmäßig | Automatisiert & integriert |
| Datenpflege | Doppeleingaben & Redundanzen | Einmalige Erfassung, zentral verfügbar |
| Controlling | Manueller Abstimmungsaufwand | Dashboard & Echtzeit-Überblick |
| Berichtswesen | Aus verteilten Quellen zusammengestellt | Automatisierte Jahresberichte |
| Zahlungsprozesse | Separate Bearbeitung | Integrierte SEPA-Erstellung |
| Technisches Team | Wäre für Neuentwicklung nötig | KI-gestützt ohne Coding-Erfahrung umgesetzt |
KI-gestützte Werkzeuge ermöglichen die Transformation gewachsener Verwaltungsstrukturen in zentrale, digitale Lösungen – unabhängig vom technischen Hintergrund. Eine Plattform, ein Datenstand, ein durchgängiger Prozess.
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